Intervención de Antonia Heredia en el Seminario "La Función social de los Archivos"
Se insiste hoy en la nueva normalidad que se nos avecina una vez superada la nefasta estancia del covid 19 entre nosotros. Normalidad que habremos de asumir y que por nueva, no va a ser que teníamos antes de iniciarse el proceso virológico y que por general, también va a afectar a la archivística, a los archivos y a los archiveros. De aquí la conveniencia de reflexionar sobre la situación en la que unos y otra se encontraban en ese ayer recientísimo para encarar el futuro que nos ha alcanzado sorprendiéndonos.
Yo diría que desde que convertimos a Schellemberg en el principal punto de referencia los cambios han venido sucediéndose sin prisa, siendo lugar común para debate y estando presente en la bibliografía, seminarios y congresos a lo largo de un largo trecho de tiempo.
De pocos años a esta parte la aceleración nos va impidiendo la vista atrás porque no hay tiempo para ello, de tal manera que los cambios, más que cambios, son revolución haciendo suya la expresión revolución haciendo suya la denominación de transformación digital.
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En la celebración del 150 aniversario del Archivo Nacional de Lima, Antonia Heredia enumeró un decálogo con los cambios detectados por ella, "en el que se constataba el doble objeto de la Archivística: los documentos de archivos y los archivos como institución, iniciándose ya el paso de los documentos al primer lugar de nuestra atención. Dice Antonia Heredia: Consideré entonces un error arrinconar el principio de procedencia, que empezaba a tener detractores activos. Apunté que el ciclo vital y sus tres edades merecían repensarse. Reconocí que si la práctica había ido por delante de la teoría en ese momento existía un equilibrio aceptable entre ellas. Señalé que la atención preferente a los documentos empezaba a sustituir el tratamiento archivístico por una gestión documental que sin duda se alejaba de la anglosajona ligada exclusivamente a los documentos administrativos y al ciclo vital de esos documentos. El contexto junto a las características documentales o elementos de descripción empezaba a considerarse esencial para el mejor conocimiento de los documentos.
Lo funcional frente a lo orgánico era un hecho y nada más elocuente que el cuadro de clasificación funcional, estimando las series como lógica representación de las actividades reconocidas en aquellas, en dichas funciones. El control de los documentos venía a sustituir su obsesión por su posesión. Las funciones archivísticas se adelantaban al ingreso de los documentos en los archivos; y por último la amplia y reconocida autonomía del archivero cedía el paso a la corresponsabilidad, siendo la valoración la función más corresponsable".
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Con respecto a las nuevas tecnologías, dice: los cambios han continuado dimensionándose y aumentando los contratados en Lima… "En la conferencia inaugural del Master de Archivística en la Universidad de Sevilla vuelve Antonia Heredia a reflexionar sobre los cambios actuales agrupándolos entorno al contexto, al objeto y a la metodología archivística.
Empezando por el entorno hemos pasado, mejor estamos pasando todavía, de un contexto analógico al que se atribuyen tradicionalidad y confortabilidad a otro digital totalmente nuevo, pero esto no puede hacernos olvidar al primero, en el que queda mucho por resolver. Los documentos en papel siguen estando ahí, muchos no se han recogido ni se han organizado ni se han descrito y por tanto, tampoco se han valorado. ¿Qué hacemos?, ¿los destruímos o los digitalizamos?. Yo creo que ni una cosa ni la otra.
Y siguiendo en el contexto, hemos pasado, al menos en España, de una ausencia de legislación científica a una sobredosis de leyes y de normas que muchas veces, dado su número, es imposible leer, conocer y por tanto difícil de aplicar.
La primera ley española de archivos es de 1984, después se han multiplicado atendiendo a la división administrativa existente en mi país, pero hay más que constatar en este tema. La legislación de archivo procedía de órganos de Cultura, así del Ministerio de Cultura, de las consejerías de Cultura y de otras instituciones afines; y contaba con la presencia suficiente de archiveros a la hora de su elaboración. Hoy, planteada la política de gestión de documentos del electrónicos su normativa procede del Ministerio de Hacienda responsable de la implantación de la Administración Electrónica. Se produce así una duplicación de legislación para los documentos y los archivos que no siempre es coincidente en concepto, vocabulario y aplicación; y que ha dado lugar a un doble concepto de la gestión documental.
Una, aplicación de la Archivística, según bastantes archiveros, se entiende transversalmente como todas las actuaciones sobre el documento de archivo, excluida la tramitación administrativa desde su origen hasta después de decidida la conservación permanente, es decir, más allá de ese largo plazo del que es habitual hablar ahora.
La otra, se entiende solo para los documentos electrónicos administrativos hasta su selección o transferencia al archivo, siendo para ella elocuente la expresión de gestión documental de archivo, que parece distinguir entre la gestión documental y el archivo, en el que la gestión documental parece no tener cabida.
Si en la primera es responsable el archivo y los archiveros, en la segunda la responsabilidad es de la organización o entidad administrativa que, tras elaborar un modelo de gestión documental delega su aplicación en gestores administrativos y documentales e informáticos, incluyendo a los archiveros entre los gestores documentales.
El debate sobre la gestión documental ha sido tema común de discusión y se ha intensificado con la política de gestión del documento electrónico, hasta el punto que se habla más de gestión documental que de archivo, considerando a la primera como una nueva ciencia.
Todo lo dicho no es obstáculo para admitir que en la mayoría de los centros de formación de archiveros en España la Archivística sigue estando relacionada con la Historia, con el Patrimonio, con la Paleografía y con la Diplomática, aunque haya intensificado su relación con la administración con la que nunca ha dejado de tener relación.
En cuanto al objeto, podemos seguir afirmando que la Archivística sigue siendo la ciencia de los archivos en su doble acepción, de conjunto de documentos y de institución gestora conservadora y difusora de los mismos. Es importante esta distinción que no enrarece la relación entre ambas acepciones y para mantenerla, personalmente, apoyándome en la grafía, elegí a la minúscula para los documentos y la mayúscula para la institución, práctica que me ha ido bien y que sigo manteniendo.
Esa relación testimoniada en la afirmación de que no hay archivo sin documentos y sí documentos sin archivo, es la que va a marcar el orden ya mencionado a la hora de fijar el objeto de la Archivística. Actualmente, la acepción tradicional de edificio ha dejado de tener sentido cuando el espacio está dejando de ser una necesidad obviamente para los documentos electrónicos.
El protagonismo del documento ha multiplicado su definición, que difiere sustancialmente para marcar su identidad queda constancia que de ser una unidad de información y testimonio a estimarse un conjunto estructurado de datos o un vehículo de datos, hay una distancia considerable. El problema está en confundir el documento de archivo con cualquier registro de información porque si tengo una relación indiscutible entre documento e información, no cabe duda que son realidades diferentes, aunque no falten los que lo niegan. Entiendo que importa tener clara la distinción porque es precisamente a la hora de la tan cacareada transparencia, muchas veces afectada de opacidad, cuando hay que distinguir a uno de otra, porque la información no siempre es objetiva. Se puede crear, inventar, recortar y hasta tergiversar. Ni siquiera la que pudiéramos llamar información administrativa o pública se libra y aquí la veracidad no le es inherente sin embargo he de reconocer la autenticidad de los documentos de archivo.
El hábitat natural del documento de archivo era el fondo reconocido por el principio de procedencia que hoy, sin embargo, se limita al repositorio electrónico… Permanece sin embargo para el documento en papel y para el documento electrónico el reconocimiento de las cualidades de autenticidad, fiabilidad y disponibilidad… Se mantiene por el momento los sistemas de archivos reconocidos en las leyes de archivos existentes para los documentos en soporte papel y está por crear el archivo electrónico único en cada administración para los expedientes electrónicos finalizados.
A la hora de la metodología los cambios han sido numerosos y generales, de una dimensión artesana, sostenida en tareas que tiempo ha que elevamos a la categoría de funciones, hemos desembocado en los procesos archivísticos que, con las mismas denominaciones, no hacen sino reconocerlas: identificación, clasificación, valoración, descripción, difusión, servicio. De la aplicación individual y arbitraria de las mismas ha asumido su normalización. Los objetos de dichas funciones se han ampliado, siendo significativos el caso de la descripción y a los documentos y a las agrupaciones documentales se han añadido las funciones, los agentes, las normas, lugares, pasando de los elementos de descripción a los atributos. De las normas internacionales hemos pasado a la búsqueda de un modelo universal de descripción que está por crear. Esas funciones archivísticas se han dinamizado, en el caso de la difusión, que no espera la demanda ofreciendo un cambio, servicio generalizado, que añade el uso requerido por los usuarios. En definitiva, dos versiones diferentes complementarias de la utilidad social de los archivos, ofrecimiento y demanda, siendo la segunda la que en muchos casos está determinando las programaciones archivísticas.
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